Em casos excepcionais, quando o discente não cumpre o prazo regulamentar de 24 meses para conclusão do curso, pode solicitar a prorrogação de prazo (até 6 meses), em formulário padrão (DOWNLOAD), que deve ser preenchido e anexados os comprovantes, quando cabível (motivos de saúde, força maior, etc.), e em seguida deve ser aberto um Processo Eletrônico Nacional (PEN) via portal de documentos com seu número de matricula e login do portal do aluno (tutorial processo prorrogação defesa final abaixo).
Recomenda-se, neste caso, também solicitar a matrícula em “EDT 004 – Elaboração de Defesa de Dissertação e Tese”, para manutenção do vínculo nos semestres subsequentes, após o encerramento do processo.
Tutorial processo prorrogação defesa final
Para solicitar a prorrogação do prazo para defesa de dissertação ou tese, o (a) discente precisa proceder com a abertura de um Processo Eletrônico Nacional (PEN) acessando o Portal de Documentos da UFSM: https://portal.ufsm.br/documentos/login.html
Para ter acesso a tramitação e assinatura eletrônica, o (a) discente deverá assinar o Termo de Concordância para Assinatura Eletrônica Cadastrada no SIE. O tutorial está disponível clicando aqui.
Ao acessar o Portal de Documentos, o (a) discente deverá fazer o login com o número de matrícula e senha (a mesma do Portal do Aluno).
Ao acessar o Portal de Documentos, o (a) discente deverá clicar em “novo” e em seguida em “processo”.
Abrirá a página para a criação do PEN.
Em tipo documental o (a) discente deverá digitar “prorrogação” e aparecerá a opção “Processo de prorrogação de prazo para defesa de dissertação/tese (134.333)”. O (a) discente deverá selecionar esta opção.
Após selecionar esta opção, o campo procedência será preenchido automaticamente, caso o (a) discente tenha apenas uma matrícula na UFSM.
Caso o (a) discente tenha mais de uma matrícula, deverá selecionar a matrícula correspondente ao PPGPC.
No campo “descrição” o (a) discente deverá completar com “dissertação” e o próximo passo é clicar em “salvar”.
Clicando em “salvar”, o (a) discente terá acesso ao número do processo (sempre iniciando com 23081). É importante guardar este número para consulta.
Nesta página o (a) discente deverá inserir os documentos obrigatórios do processo em formato pdf:
1) Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese, disponível clicando aqui;
2) Plano de trabalho (cronograma detalhado especificando as atividades necessárias para a conclusão do mestrado);
3) Histórico escolar de mestrado (emitido pelo Portal do Aluno);
4) o texto atual da dissertação.
Instruções para preenchimento do “Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese”:
1) O período de prorrogação no PPGPC é sempre de seis meses.
2) Assinalar “dissertação” e “1ª portaria de prorrogação” ou “Apostila à Portaria já emitida” (caso seja a 2ª prorrogação).
3) Redigir a justificativa de forma mais clara possível para a análise do Colegiado do PPGPC.
4) Caso tenha sido bolsista do PPGPC (CAPES ou CNPq) colocar esta informação.
5) A assinatura do (a) discente será feita de forma eletrônica, portanto, o campo destinado a assinatura ficará em branco (não colar assinatura ou assinar via editor pdf).
6) No campo “ao Professor Orientador”, apenas preencher com o nome do (a) orientador (a). Os demais campos deverão ficar em branco.
Salvar o documento em formato pdf.
Na página de abertura do PEN, clicar em “adicionar” e sem seguida “enviar”. Abrirá uma janela para anexar o “Requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese”.
O tipo documental é preenchido automaticamente pelo sistema.
Clicar em “escolher arquivo” para anexar o requerimento em formato pdf preenchido e sem assinatura (a assinatura será realizada de forma eletrônica).
Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.
Em “tipo de conferência”, clicar em “sem autenticação”.
Em “assinar documento” clicar em “sim”. E clicar em “adicionar”.
Pronto, o Requerimento foi anexado ao processo.
Para anexar o “Plano de trabalho”, o (a) discente deverá clicar em “adicionar” e “enviar”, conforme figura acima.
Ao abrir a caixa para inserir o documento, o “tipo” documental deverá ser “Plano de trabalho”.
Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.
Em “tipo de conferência”, clicar em “sem autenticação”.
Em “assinar documento” clicar em “sim”. E clicar em “adicionar”.
O mesmo procedimento deve ser adotado para inserir o histórico escolar gerado pelo Portal do Aluno.
Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”.
Em “tipo de conferência”, clicar em “autenticado”.
Em “assinar documento” clicar em “não”. E clicar em “adicionar”.
Pronto! Os três documentos obrigatórios foram anexados.
Ao clicar em “salvar”, abrirá a janela para que o (a) discente proceda com a assinatura eletrônica.
Caso o (a) discente tenha mais de um vínculo com a UFSM, deverá assinalar a matrícula do PPGPC, digitar a senha e clicar em OK.
Na próxima tela o (a) discente tem acesso ao resumo do processo. Clicando em “documentos inseridos”, o (a) discente poderá conferir se anexou os documentos corretos.
Estando tudo correto, o (a) discente deverá clicar em “tramitar”.
Nesta página, o (a) discente tramitará o processo para o (a) orientador (a).
No campo “próximo passo” deverá assinalar “Destino Inicial – Pessoa”. No campo “destino” deverá procurar o nome do (a) orientador (a).
Atenção: o nome deve ser digitado corretamente na ordem, para que o sistema encontre. Caso digite apenas o nome e o sobrenome, e o (a) orientador (a) possua um nome no meio, o sistema não irá encontrar. Caso tenha dúvidas, no Plano de Estudos tem o nome completo do (a) orientador (a).
No campo “despacho”, o (a) discente pode utilizar as opções disponíveis ou criar o seu próprio despacho.
Com todos os campos preenchidos, deverá clicar em “tramitar”.
Pronto, o processo foi tramitado para o (a) orientador (a). Sugere-se que o (a) discente informe o (a) orientador (a) sobre a tramitação.
O (a) orientador (a) do discente deverá acessar a Caixa Postal e acessar o PEN com a solicitação de prorrogação de prazo de defesa de tese/dissertação.
Ao abrir o processo, estando de acordo com a solicitação do (a) discente, o (a) orientador (a) deverá assinar os documentos “requerimento de prorrogação de prazo de defesa de dissertação/tese” e “Plano de Trabalho” clicando no ícone da chave.
Em seguida, deverá tramitar o processo.
No campo “próximo passo”, assinalar “tramitação para Unidade”. No campo “destino” digitar “06.10.22.00.0.0” e assinalar a opção “CURSO-PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM PATRIMÔNIO CULTURAL (PPGPC)”.
No campo “despacho”, o orientador (a) deverá inserida a opção “de acordo” ou então criar o seu próprio despacho.
Com todos os campos preenchidos, deverá clicar em “tramitar”.
O processo será tramitado para o PPGPC e será analisado pelo Colegiado do programa.