O docente/discente deverá enviar para o e-mail da SIPG – Financeiro (financeiro.sipg.ccr@ufsm.br) em até cinco dias corridos do último dia da viagem os seguintes documentos em formato pdf:
- uma nota/cupom fiscal para cada dia de viagem (lanche, almoço, jantar, hotel, etc.) – tem que constar o CNPJ do estabelecimento (não serão aceitos recibos).
- Cuidado, a numeração das notas/cupons fiscais – não serão aceitas notas/cupons fiscais com numeração seguida (exemplo: 1542, 1543 e 1544). Não é necessário conter o CPF do solicitante;
- viagem com veículo próprio, uma nota/cupom fiscal de combustível no período solicitado – tem que constar o CNPJ do estabelecimento (não serão aceitos recibos). Não é necessário conter o CPF do solicitante;
- viagem realizada de ônibus e/ou avião, enviar os canhotos rodoviários e ou aéreos de ida e volta;
- Certificado de participação no evento; e
- Certificado de apresentação de trabalho (se for o caso).
- Relatório de viagem.
Os documentos deverão estar legíveis, para que a Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa possa fazer a conferência.
O não envio da documentação necessária para prestação de contas acarretará na devolução dos valores recebidos via GRU.
Dúvidas, contatar a SIPG-Financeiro.
Prestação de contas de pagamento de taxa de inscrição em eventos (em reais)
A prestação de contas de pagamento de taxa de inscrição em eventos acontecerá via Processo Eletrônico Nacional.
Após o pagamento da taxa de inscrição, a Coordenação de Análise Contábil tramitará o processo para a Caixa Postal do (a) docente/discente.
Ao acessar a Caixa Postal, o (a) docente/discente deverá clicar no número do processo correspondente a solicitação de pagamento da taxa de inscrição e abrir.
Com o processo aberto, o (a) docente/discente deverá anexar os documentos necessários para a prestação de contas, clicando em “ações” e “inserir documentos”.
Abrirá a página na qual os documentos deverão ser anexados. O (a) docente/discente deverá clicar em “adicionar” e “enviar”.
Inclua o 1º documento: certificado de participação em evento.
Em “tipo documental”, o (a) docente/discente deverá digitar “certificado de participação” até encontrar a opção correspondente:
Docentes: Certificado de participação em curso ou evento promovido por outras instituições no país (022.121).
Discentes: Certificado de participação de aluno em evento (529.2).
Em seguida, o (a) docente/discente deverá clicar em “escolher arquivo” e anexar o certificado de participação em formato pdf.
Após o arquivo ser anexado, no campo “o documento inserido foi” clicar em “gerado eletronicamente”, caso o documento tenha sido gerado desta forma.
Em “tipo de conferência” clicar em “sem autenticação” e em “assinar documento? ” Clicar em “não”. Em seguida clicar em “adicionar”.
Caso o certificado de participação tenha sido digitalizado (ou foi tirada uma foto), no campo “o documento inserido foi” deverá ser assinalado “digitalizado”. No campo “tipo de conferência” deverá ser assinalado “cópia simples”. No campo “assinar documento” deverá ser assinalado “não” e no campo “responsável pela guarda” deverá ser assinalado “interessado”.
No campo “pessoa responsável pela guarda”, caso o (a) docente/discente possua apenas um número de SIAPE/matrícula ativa na UFSM, aparecerá o nome. Caso o (a) docente/discente possua mais de um número de SIAPE/matrícula na UFSM, deverá assinalar o SIAPE/matrícula correspondente ao PPGExR.
O 2º documento a ser anexado, seguindo o mesmo procedimento acima será: Nota fiscal/Recibo de pagamento de taxa de inscrição emitido pela proponente do evento em nome do (a) docente/discente, em formato pdf.
O tipo documental deverá ser “nota fiscal (052.22)” – mesmo que seja anexado recibo, ao invés de nota fiscal.
O 3º documento a ser anexado, seguindo o mesmo procedimento, será: Certificado de apresentação de trabalho.
O tipo documental deverá ser “Certificado de apresentação de trabalho em eventos promovidos por outras instituições (022.121)”. Este documento só será anexado caso o (a) docente/discente tenha apresentado trabalho no evento.
Depois de anexados os documentos necessários para a prestação de contas, o (a) docente/discente deverá clicar em “tramitar”.
Ao clicar em tramitar, o (a) docente/discente deverá no campo “próximo passo” selecionar “tramitação para unidade”.
No campo “destino” digitar “SCONT” e clicar na opção “01.12.01.02.2.0 (SCONT) Seção de contabilidade”.
No campo “despacho” digitar “Para análise da prestação de contas e finalização do processo”.
Clicar em “tramitar”.
Finalizado, a prestação de contas foi realizada e será analisada. Caso haja alguma inconsistência, o processo será retornado para correções. É de responsabilidade do (a) docente/discente verificar se o processo foi finalizado.
