Documentação para solicitação (preferencialmente 20 dias antes do evento):
Para solicitação de auxílio para participação em evento/congresso, deve-se anexar os documentos abaixo em formato PDF e enviar para o e-mail financeiroppgee@ufsm.br, com título constando a sigla e ano do evento em que irá participar, além dos itens solicitados, conforme exemplo: Solicitação [CBA 2024] – Taxa de Inscrição/Passagens Aéreas/Passagens Rodoviárias/Auxílio Diário.
1. Formulário de Solicitação de Auxílio PROEX em Evento, preenchido e com as assinaturas do aluno e do orientador;
2. Cópia do artigo a ser publicado onde conste que o discente é autor do trabalho, com coautoria de docente do PPGEE e agradecimento explícito ao apoio recebido da CAPES/PROEX, no idioma do trabalho, como segue: “O presente trabalho foi realizado com apoio da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – Brasil (CAPES/PROEX) – Código de Financiamento 001″. Ou “This study was financed in part by the Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – Brasil (CAPES/PROEX) – Finance Code 001”;
3. Documento comprobatório de aceitação oficial com a indicação da forma de apresentação, presencial, virtual ou pôster. Ex.: cópia do e-mail recebido;
4. Folder ou equivalente que conste a descrição do evento, local, duração e valores da taxa de inscrição. Ex.: print da tela do site oficial do evento.
5. Para eventos no exterior também apresentar Portaria de afastamento, com menção à CAPES/PROEX como fonte financiadora.
Documentação para Prestação de Contas (até 7 dias após o evento):
Para prestação de contas deve-se anexar os documentos abaixo em formato PDF e enviar para o e-mail financeiroppgee@ufsm.br, com título constando a sigla e ano do evento, além dos itens solicitados, conforme exemplo: Prestação [COBEP 2024] – Taxa de Inscrição/Passagens Aéreas/Passagens Rodoviárias/Auxílio Diário.
1. Taxa de inscrição: o pagamento é realizado na forma de reembolso, mediante a apresentação de nota fiscal ou recibo assinado pela organização do evento em nome de “MARCO ANTÔNIO DALLA COSTA – CAPES/PROEX 1592/2024, CPF: (informado em “Orientações para solicitação de recurso”)”, comprovante de pagamento e certificado de participação no evento.
2. Passagens aéreas: serão adquiridas diretamente pela secretaria do PPGEE. Os cartões de embarque devem ser enviados e entregues no prazo de uma semana após o retorno. Taxas e/ou multas com remarcação ou cancelamento de passagens não são cobertas pelo PROEX CAPES, sendo de responsabilidade daqueles que deram causa ao fato, devendo estornar os valores recebidos. No caso da não entrega do comprovante de participação no evento e/ou apresentação do trabalho, os valores também deverão ser devolvidos;
3. Passagens rodoviárias: o pagamento é realizado na forma de reembolso, mediante a apresentação de comprovantes de passagens rodoviárias, além do certificado de participação no evento e assinatura do recibo de auxílio diário ou passagens;
4. Auxílio diário: inclui despesas com alimentação, hospedagem e locomoção urbana, o pagamento é realizado na forma de reembolso, mediante a apresentação de notas fiscais em nome do docente ou discente. Todas as notas fiscais devem ser datadas e não devem conter rasuras. Além das notas fiscais, deve ser apresentado o certificado de participação no evento e assinatura do recibo de auxílio diário ou passagens.