Lembramos que o estágio deve iniciar apenas após todas as tramitações via PEN SIE.
A Pró-Reitoria de Graduação da UFSM (PROGRAD) publicou a Instrução Normativa N. 001/2022/UFSM/PROGRAD que orienta a respeito da formalização dos estágios de graduação, regulando o registro das atividades de estágio no Sistema Integrado para o Ensino (SIE), bem como a atribuição de encargos didáticos à atividade de orientação de estágio não obrigatório.
IMPORTANTE: O estudante deve abrir apenas UM processo no PEN SIE. Em caso de ajuste (retirada ou colocação de documentos, estes devem ser feitos sempre no mesmo processo) ou seja, o aluno NÃO deve abrir novos processos. Uma vez aberto o processo ANOTE o número para lembrar posteriormente.
Orientamos seguir os seguintes passos:
1- [ESTUDANTE] O Acadêmico, regularmente matriculado, envia um e-mail de solicitação de orientação de estágio para a Subdivisão de Estágio (estagioscom.ccsh@ufsm.br) e nele deve informar: A) Nome completo e matrícula; B) Local de estágio (nome fantasia e social); C) Nome completo do profissional supervisor na empresa, bem como sua formação acadêmica e D) área de estágio. Após as conferências, a secretaria responde quem será o Professor Orientador.
2- [ESTUDANTE] Ao receber a indicação, o acadêmico deverá entrar em contato com o orientador/orientadora do Curso de RP para conversar sobre o processo, seja de forma presencial ou online.
Observação: no caso de supervisor da empresa ter graduação FORA DA ÁREA dos cursos de Departamento de Comunicação , antes de encaminhar os documentos para análise do orientador, o discente deve tramitar para a secretaria de estágios o TCE, plano de estágio (atividades a serem desenvolvidas) e a DECLARAÇÃO DE EXPERIENCIA E NOTÓRIO SABER ((https://www.ufsm.br/app/uploads/sites/470/2022/05/DECLARACAO-EXPERIENCIA-E-NOTORIO-SABER-DO-SUPERVISOR.docx) para a análise dos membros de colegiado (que poderá deferir ou indeferir) o termo de estágio e a declaração de experiência, formação e notório saber, anexado em item abaixo. O envio deve ser via secretaria do curso (rpufsm@ufsm.br).
3- [ESTUDANTE]: o estudante deve realizar a abertura do processo no PEN SIE: tramitação do Termo da empresa mediadora (com PLANO DE ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS NO ESTÁGIO), bem como a declaração de adequação da empresa para receber o/a estagiário (a). A primeira assinatura será feita pelo professor/ professora orientador(ra).
A coordenação irá receber o processo e repassar aos membros do COLEGIADO DO CURSO. Se aprovado, o mesmo tramitará da Coordenação do Curso para o discente. No caso de indeferimento, também será informado via PEN SIE.
4- [PROFESSOR/ORIENTADOR] Deve conferir as informações e os documentos e, se estiver tudo em conformidade, ASSINAR eletronicamente OU solicitar correções se necessário.
4.1 SE tudo estiver CORRETO tramita para a DIVISÃO de PROTOCOLO.
4.2 SE precisa de correções o professor/orientador tramita para o ESTUDANTE para realizar as correções.
4.2.1 Depois que as correções forem realizadas, o Estudante tramita para o PROFESSOR /ORIENTADOR.
4.2.2 O Professor/Orientador analisa e se tudo estiver em conformidade tramita para a DIVISÃO DE PROTOCOLO. (Caso falte alguma alteração, repete o fluxo anterior para o aluno).
5. [DIVISÃO DE PROTOCOLO] Realiza as rotinas de protocolo e tramita para a parte CONCEDENTE ou para a Agente de Integração, caso houver.
6. [PARTE CONCEDENTE] Com o cadastro já realizado no PEN SIE , a parte concedente deve assinar o termo eletronicamente. Depois deve TRAMITAR para a COORDENAÇÃO DE CURSO de Comunicação Social – Relações Públicas.
Se a parte Concedente já tiver efetuado o cadastro junto ao PEN-SIE / UFSM, não é necessário repetir a operação, pois já há acesso ao sistema.
ATENÇÃO: O TCE pelo representante da concedente – ou seja, responsável pelo local do estágio, não é assinado pelo Profissional/supervisor.
7. [COORDENAÇÃO DE CURSO DE RP] Dar a ciência e/ou assinar, faz o download completo do PROCESSO e encaminhar para lançamento do registro do estágio no SIE.
8. [DIVISÃO DE APOIO ADM. AS CIÊNCIAS DA COM – SUBDIVISÃO ESTÁGIO CCSH IV] Registra no SIE, faz download completo do processo e tramita para arquivamento na Divisão de Arquivo e Registro – DAG.
9. [DIVISÃO DE ARQUIVO E REGISTRO] Arquiva o Processo.
10. [ESTUDANTE] Aguarda na caixa de mensagem o arquivamento do Processo e, quando ocorrer, faz o download completo do mesmo e guarda uma cópia para si e outra encaminha para o local de estágio..
ESTÁGIOS SEM EMPRESA INTERMEDIADORA: os documentos oficiais utilizados serão aqueles disponibilizados pela Universidade.
CASOS DE RENOVAÇÃO: a RENOVAÇÃO não é automática e as assinaturas também não são retroativas. Os procedimentos devem ser feitos com o termo de aditamento e o início também está condicionado a: a) indicação de orientador disponível; b) tramitação via PEN do documento (Anexos V – Termo de Aditamento_editável); c) tramitação de novo documento de condições de recebimento do estagiário (Anexo I – Declaração de adequação das instalações_editável).
DESDOBRAMENTOS após o início do estágio.
POSSIBILIDADE 1: O estágio encerrou antes do período estipulado.
Na ocasião do encerramento das atividades de estágio, o aluno deve tramitar pelo PEN SIE (no mesmo processo):
A) Relat´ório de Atividade de Estágio assinado e preenchido pelo Estudante e tambem pelo Profissional/supervisor;
LEMBRE-SE: Representante da Concedente (aquela que é o responsável pelos trâmites do local do estágio).
FLUXO NO PEN SIE:
Caso o estudante necessite complementar a documentação (inserir documento), NÃO DEVERÁ abrir um novo processo, mas sim, DESARQUIVAR O PROCESSO, usando o NUP gerado (etapa 2) e realizar a complementação, o Estudante assina e tramita para a Divisão de Protocolo, que encaminha para o Professor/Orientador etc. ETAPAS 4, 5, 6, 7… ATÉ a 11.
POSSIBILIDADE 2: O estágio encerrou no período estipulado e não pretende renovar o estágio.
Na ocasião do encerramento das atividades de estágio, o aluno deve tramitar pelo PEN SIE (no mesmo processo):
A) O Termo de Rescisão assinado e preenchido pelo Estudante e também pelo Concedente.
LEMBRE-SE: Representante da Concedente (aquela que é o responsável pelos trâmites do local do estágio);
B) O Relatório de Atividades de Estágio assinado e preenchido pelo Estudante e também pelo Profissional/supervisor.
FLUXO NO PEN SIE:
Caso o estudante necessite complementar a documentação (inserir documento), NÃO DEVERÁ abrir um novo processo, mas sim, DESARQUIVAR O PROCESSO, usando o NUP gerado (etapa 2) e realizar a complementação, o Estudante assina e tramita para a Divisão de Protocolo, que encaminha para o Professor/Orientador etc. ETAPAS 4, 5, 6, 7… ATÉ a 11.
POSSIBILIDADE 3: O estágio está chegando no período final estipulado e o mesmo será renovado.
No caso do Estudante continuar o estágio, ele deve 15 DIAS ANTES DE ENCERRAR O PRAZO DO ESTÁGIO (do final da vigência do TCE), entrar em contato com a subdivisão de estágios para verificar a disponibilidade de orientador, informando o novo prazo do Estágio e se houve alteração do Profissional/Supervisor.
Após a resposta da Coordenação o Estudante deverá:
A) ANEXAR no PEN SIE (no mesmo processo) o Relatório de Avaliação de Atividades de Estágio assinado e preenchido pelo Estudante e também pelo Profissional/supervisor.
B) Anexar no PEN SIE (no mesmo processo) o termo de Aditamento assinado e preenchido pelo Estudante, pelo Profissional/Supervisor e também pelo Concedente.
LEMBRE-SE: Representante da Concedente (aquela que é o responsável pelos trâmites do local do estágio).
FLUXO NO PEN SIE:
Caso o estudante necessite complementar a documentação (inserir documento), NÃO DEVERÁ abrir um novo processo, mas sim, DESARQUIVAR O PROCESSO (ANEXO 11), usando o NUP gerado (etapa 2) e realizar a complementação, o Estudante assina e tramita para a Divisão de Protocolo, que encaminha para o Professor/Orientador etc. ETAPAS 4, 5, 6, 7… ATÉ a 11.
Abaixo, você encontra os modelos editáveis dos documentos anexados à normativa:
- Anexo I – Declaração de adequação das instalações_editável
- Anexo II – TCE – Estágio Obrigatório Externo_editável
- Anexo III – TCE – Estágio Não Obrigatório Externo_editável
- Anexo IV – Relatório de Atividades de Estágio_sugestão
- Anexos V – Termo de Aditamento_editável
- Anexo VI – Termo de Rescisão_editável
- Anexo VII – TCE – Estágio estudantes da UFSM na UFSM_editável
- Anexo VIII – TCE – Estágio estudantes outras instituições na UFSM-editável
- Anexo XIX – Supervisor/a fora da área da Comunicação
SAIBA MAIS SOBRE AS REGRAS DE ESTÁGIOS EXTRACURRICULARES:
- Lei Nº 11.788, de 25 de setembro de 2008. Dispõe sobre o estágio de estudantes.
- Resolução N. 025/2010. Regulamenta, no âmbito da UFSM, a concessão de estágios.
- O PPC do Curso de Relações Públicas permite a realização de estágios extracurriculares.
- A empresa/organização/instituição deverá prover a orientação por um profissional da área de Comunicação Social, uma vez que estágio é uma atividade de aprendizado. Também, deverá atestar condições adequadas para a realização do estágio.
- Para que o estágio tenha caráter legal é preciso convênio firmado entre a empresa que disponibiliza a vaga e a UFSM. Depois do convênio, é firmado o Termo de Compromisso de Estágio, entre a empresa, o estudante selecionado e IES.
- O Estudante deve elaborar um relatório semestral e relatório final a ser entregue para a Coordenação do Curso via Pen-Sie.
- A empresa contratante também pode usar agências de estágios para a intermediação, sem a necessidade de firmar convênio com a Universidade.
- A divulgação de vagas nos espaços de comunicação do Curso de Relações Públicas da UFSM (site, redes sociais, email) somente será feita se existir o convênio firmado.
- A Coordenação não seleciona alunos. Apenas, divulga vagas existentes em empresas conveniadas que, por sua vez, devem respeitar a lei do estágio (Nº 11.788, de 2008).
- O estágio extracurricular é atividade de Ensino/Aprendizagem: deve respeitar o ensino como primeira atividade do acadêmico.
- APROVEITAMENTO ESTÁGIO COMO ACG: o estudante poderá aproveitar como ACG o máximo de 120 horas anuais em estágio extracurricular, mediante a apresentação do Termo de Compromisso de Estágio e Relatório Final da Atividade. O orientado do estudante na empresa deverá ser um profissional da área de Comunicação ou afin
REGUARIZAÇÃO DE ESTÁGIO NO PEN-SIE
Caso o estudante necessite complementar a documentação (inserir documento), NÃO DEVERÁ abrir um novo processo, mas sim, DESARQUIVAR O PROCESSO (ANEXO 11), usando o NUP gerado (etapa 2) e realizar a complementação, o Estudante assina e tramita para a Divisão de Protocolo, que encaminha para o Professor/Orientador etc. ETAPAS 4, 5, 6, 7… ATÉ a 11.
E-MAIL PARA COORDENAÇÃO
Enviar e-mail para coordenação, constando: A) Nome completo e matrícula; B) Local de estágio; C) Nome completo do profissional supervisor na empresa, bem como sua formação acadêmica D) área de estágio. .
ORIENTADOR
Após receber a indicação, o acadêmico deverá entrar em contato com o orientador/orientadora do Curso de RP para conversar sobre o processo, seja de forma presencial ou online.
PEN-SIE
Em seguida você deve abrir o processo no PEN-SIE: Onde se deve anexar o termo de compromisso da empresa com o plano de atividades e a declaração de adequação da empresa para receber o/a estagiário
APROVAÇÃO
A coordenação irá receber o processo e repassar aos membros do COLEGIADO DO CURSO. Se aprovado, o mesmo tramitará da Coordenação do Curso para o discente. No caso de indeferimento, também será informado via PEN SIE.