O Curso de Arquivologia da UFSM tem como exigência para a formação a elaboração de um Trabalho de Conclusão de Curso. Na disciplina Trabalho de Conclusão de Curso B, do 8º semestre da atual estrutura curricular (ou do 7º semestre do currículo antigo), os(as) estudantes devem realizar a defesa do trabalho final de graduação perante uma banca examinadora, constituída pelo(a) Professor(a) Orientador(a) do trabalho e mais 2 (dois/duas) docentes convidados(as), de comum acordo entre estudante e docente orientador(a).

A banca examinadora do Trabalho de Conclusão de Curso precisa ser agendada com antecedência, preferencialmente até o final da 12ª (décima segunda) semana de aulas de cada semestre, através do preenchimento do Formulário de Agendamento de Banca de TCC/TCG (ver abaixo).

O agendamento deverá ser realizado sempre pelo(a) Professor(a) Orientadora(a) do TCC, e não por parte do(a) estudante a ser avaliado.

Via de regra, a Coordenação do Curso de Arquivologia reserva as 2 (duas) semanas anteriores à semana de exames para a realização de todas as bancas de defesa de TCC do semestre letivo, sendo que os(as) estudantes podem conferir semestralmente através do Calendário Acadêmico da UFSM as datas previstas para a semana de aplicação de exames. Dessa forma, é possível realizar o planejamento da data de agendamento da defesa do Trabalho de Conclusão de Curso com a antecedência requerida por Coordenação e Secretaria Integrada de Graduação.

Em caso de realização de banca de defesa na modalidade remota, ou de forma híbrida (presencial, com membros remotos), o(a) docente orientador(a) deverá criar o link de reunião da ferramenta digital (Google Meet, Skype, Zoom Meetings, etc.) e realizar a gravação da defesa. Os membros da banca sempre devem assinar as atas digitalmente, utilizando o Gov.br. 

Abaixo, discentes e docentes podem conferir as instruções gerais para o agendamento de banca e para a defesa do Trabalho de Conclusão de Curso: 

• DOCENTE ORIENTADOR(A)

1. 1. Deverá consultar a disponibilidade dos(as) docentes que serão convidados(as) para a banca de defesa de TCC antes do preenchimento do formulário de agendamento do item seguinte; 
   2. Receberá da Secretaria Integrada de Graduação I, via e-mail, o Formulário de Agendamento de Banca de TCC/TCG, que deverá ser preenchido exclusivamente pelo(a) docente orientador(a), após confirmação da possibilidade de participação dos(as) demais membros da banca de defesa;
   3. Realizará o convite formal de participação dos(as) docentes membros da banca examinadora;
   4. Receberá do(a) estudante orientado(a), por e-mail, a monografia/trabalho na versão a ser apresentada à banca examinadora;
   5. Após aceite dos(as) membros da banca, enviará a estes(as) a monografia/trabalho em sua redação final de apresentação, com antecedência mínima de 10 (dez) dias em relação à data de defesa;
   6. O preenchimento do formulário de agendamento deve ser realizado, preferencialmente, até a 12ª semana de aula do semestre. Não sendo possível, deve ser preenchido, obrigatoriamente, até 15 (quinze) dias antes da data de defesa;
   7. O(a) docente orientador(a) receberá da SIG I, via e-mail, a Ata da Banca de Defesa (com pelo menos três dias de antecedência), que após a realização desta deverá ser preenchida e assinada digitalmente por todos(as) os(as) membros presentes, utilizando a ferramenta do sítio eletrônico Gov.br;
   8. A Ata de Defesa assinada digitalmente deverá ser encaminhada para o endereço eletrônico graduacao74a.ccsh@ufsm.br;
   9. Em seguida, o(a) docente orientador(a) receberá, via e-mail, os atestados de participação dos(as) membros de banca de defesa, e deverá encaminhá-los aos(às) colegas docentes;
   10. Ao final do semestre letivo, após a confirmação do envio da versão final do TCC à Secretaria Integrada de Graduação I, por parte do(a) estudante orientado(a), caberá ao(à) docente orientador(a) o lançamento da nota no Portal do Professor e encerramento da turma.

• SECRETARIA INTEGRADA DE GRADUAÇÃO I

1. 1. A Secretaria Integrada coletará os dados informados pelo(a) docente orientador(a) no formulário de agendamento de defesa e realizará a divulgação da banca no sítio eletrônico do Curso;
   2. A Ata da Banca de Defesa será encaminhada ao(à) docente orientar(a), via e-mail, com pelo menos 3 (três) dias de antecedência à banca;
   3. Após a defesa, o(a) orientador(a) deverá encaminhar a Ata de Defesa, devidamente preenchida e assinada por todos os membros da banca pelo Gov.br, para a Secretaria Integrada de Graduação (via e-mail), que realizará a emissão dos atestados de participação dos membros da banca;
   4. Após emitidos, os atestados de participação são enviados, via PEN-SIE, para assinatura da Coordenação de Curso;
   5. Uma vez assinados, a SIG I encaminha os atestados de participação para o(a) docente orientador(a), que ficará responsável pelo envio destes aos demais membros da banca de defesa;
   6. Ao final do período de defesas, a SIG I irá compilar todas as atas de defesa recebidas dos(as) orientadores(as) e realizará a guarda dos documentos.

• ESTUDANTE ORIENTADO(A)

1. 1. Deverá definir, de comum acordo com seu/sua orientador(a), a composição da banca de defesa, levando em conta os(as) docentes e/ou pesquisadores(as) afins à área de avaliação do tema da monografia/trabalho. Ainda assim, a decisão final de composição da banca cabe ao(à) docente orientador(a);
   2. Dentro do cronograma estabelecido para a disciplina, enviará ao(à) orientador(a) a monografia/trabalho na versão a ser apresentada à banca examinadora, por e-mail. Em não havendo a determinação de data de entrega da versão final de apresentação pelo(a) orientador(a), o envio deverá ocorrer até 20 (vinte) dias antes da data de defesa. Cabe ressaltar que é responsabilidade do(a) docente orientador(a) o envio da versão de apresentação aos demais membros da banca examinadora;
   3. Após a realização da defesa, se for o caso, o(a) estudante deverá realizar os ajustes na monografia/trabalho solicitados pelos membros da banca de defesa, até o início da semana de exames, prevista semestralmente no Calendário Acadêmico da UFSM;
   4. No mesmo prazo do item anterior, impreterivelmente, o(a) estudante deverá enviar para o endereço graduacao74a.ccsh@ufsm.br a versão final corrigida do seu Trabalho de Conclusão de Curso (com cópia para o/a orientador/a), juntamente com a Autorização de Publicação de TCC ou TCG (Graduação) (baixar, preencher e assinar). O(a) orientador(a) deverá manifestar, via e-mail, a concordância com a versão final encaminhada;
   5. Será permitida a formatura ou colação de grau de aluno(a) somente após o envio dos documentos requeridos no item anterior.