O Arquivo Nacional, vinculado ao Ministério da Justiça, expediu em setembro de 2011 a Portaria n.º 092, aprovando o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). A tabela pode ser acessada no site do Sistema de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional (SIGA). O Departamento de Arquivo Geral (DAG) da UFSM também disponibiliza cópia da tabela em www.ufsm.br/dag.
A Pró-reitoria de Graduação chama atenção para dois itens da Tabela. O primeiro, identificado pelo Código 125.31, estabelece procedimento relativo ao material de avaliação do aluno (provas, exames, trabalhos, verificações suplementares). Tendo por entendimento de que a prova é parte do processo ensino/aprendizagem, essa deve ser devolvida ao aluno após o registro da nota, para que possa usar como objeto de estudo. Os documentos não devolvidos podem ser eliminados após 1 ano do registro das notas, sob orientação do DAG/UFSM.
Conforme o Regimento Geral da UFSM, artigo 112, o registro do resultado das avaliações parciais deverá ser feito pelo professor ministrante da disciplina no documento Diário de Classe. De acordo com o Guia do Estudante 2012, páginas 22 e 23, “As notas das avaliações parciais deverão ser divulgadas aos alunos em até cinco dias úteis após a realização das mesmas”. Quanto à avaliação final, a “data da publicação do resultado final será a partir do terceiro dia útil da realização das avaliações”.
O segundo item destacado da Tabela, sob o Código 125.33, orienta quanto ao documento Diário de Classe: uma vez impresso, deve ser rubricado e permanecer sob a guarda do Departamento. O registro de conteúdo programático ministrado, rendimento e frequência tem um prazo de guarda de 20 anos (10 anos na fase corrente, mais 10 na fase intermediária). A destinação final é a eliminação, sob orientação do DAG/UFSM (telefone 3220-8212).
Outras informações constam do Memorando-Circular 03/2012/PROGRAD, disponível em: www.ufsm.br/prograd/documentos/memo_circ_03_2012_prograd_destinacao_documentos.pdf.
