O Arquivo Nacional expediu em setembro de 2011 a portaria Nº 092, aprovando o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Instituições Federais de Ensino Superior. Tanto o código quanto a tabela podem ser acessados aqui.

O Departamento de Arquivo Geral (DAG) da UFSM destaca dois itens desta tabela como merecedores de especial atenção:

Item 125.31 – Estabelece procedimento relativo ao material de avaliação do aluno (provas, exames, trabalhos, verificações suplementares). Tendo por entendimento de que a prova é parte do processo de ensino e aprendizagem, esta deve ser devolvida ao aluno após o registro da nota, para que ele possa usá-la como objeto de estudo. Os documentos não devolvidos podem ser eliminados após um ano do registro das notas, sob a orientação do DAG.

Conforme o artigo 112 do Regimento Geral da UFSM, o registro do resultado das avaliações parciais deve ser feito no diário de classe. De acordo com o Guia do Estudante 2012, páginas 22 e 23, “As notas das avaliações parciais deverão ser divulgadas aos alunos em até cinco dias úteis após a realização das mesmas”. Quanto à avaliação final, a “data da publicação do resultado final será a partir do terceiro dia útil da realização das avaliações”.

Item 125.33 – Orienta quanto ao diário de classe. Uma vez impresso, deve ser rubricado e permanecer sob a guarda do departamento. O registro de conteúdo programático ministrado, rendimento e frequência tem um prazo de guarda de 20 anos (10 anos na fase corrente, mais 10 na fase intermediária). A destinação final é a eliminação, também sob orientação do DAG.