Iniciado em agosto de 2017, o projeto de Modernização
Administrativa tem por objetivo identificar, mapear e otimizar os processos
administrativos da instituição, aprimorar o trabalho e valorizar as
competências dos servidores da UFSM.
Inicialmente, o grupo de trabalho se reuniu com todas as
pró-reitorias e órgãos ligados à Administração Central da UFSM para desenhar a
cadeia de valor de cada setor. Após, focaram nas pró-reitorias acadêmicas e
órgãos, identificando, mapeando e validando os processos existentes, retratando
como eles estavam sendo executados no momento da entrevista no respectivo
setor, para uma posterior atualização/otimização.
Dessa forma, a equipe identificou, mapeou e validou os
processos nos seguintes setores: Pró-Reitoria de Extensão (PRE); Pró-Reitoria
de Pós-Graduação (PRPGP); Secretaria de Apoio Internacional (SAI); Orquestra
Sinfônica de Santa Maria; Museu Gama e’Eça; Planetário; Coordenadoria de Ações
Educacionais (Caed); Coperves; Departamento de Registro e Controle Acadêmico (Derca);
Centro de Convenções; Núcleo de Tecnologias Educacionais (NTE); Biotério;
Agência de Inovação e Transferência de Tecnologia (Agittec); Centro de
Processamento de Dados (CPD). Além disso, está trabalhando no mapeamento e
validação dos processos da Pró-Reitoria de Graduação (Prograd) e da Coordenação
de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico (CEBTT).
A partir deste mês, a equipe inicia a identificação, o
mapeamento e a validação dos processos das demais pró-reitorias e setores.
“Após o desenho dos processos, será possível repensar tarefas e implementar
sistemas que otimizem e agilizem o trabalho, facilitando o dia a dia da
comunidade acadêmica”, explica o pró-reitor de Planejamento, Frank Casado.
Para entender e participar ativamente do processo de modernização
administrativa é importante conhecer alguns conceitos de gerenciamento de
processos.
Processo –
Processo organizacional é um conjunto de atividades logicamente
inter-relacionadas, que envolve pessoas, equipamentos, procedimentos,
tecnologias e informações e, quando executadas, transformam entradas em saídas,
agregam valor e produzem resultados, repetidas vezes (MPF/PGR, 2013).
Tarefas – São
operações ou conjuntos de operações de média complexidade, que ocorrem dentro
de um processo ou subprocesso, geralmente desempenhadas por uma unidade
organizacional determinada e destinada a produzir um resultado específico.
Gerente de processo –
É a pessoa ou o setor responsável por garantir o sucesso do processo em todas
as suas etapas.
Analista de processo –
Analisa e define métodos e processos de trabalho, estuda tempos e parâmetros,
mapeia fluxo das atividades e identifica falhas, a fim de estabelecer
estratégias para solução de problemas e propor melhoria contínua dos processos.
Designer de processo –
É o papel realizado por um membro da equipe de modelagem de processos cujo
trabalho é desenhar novos processos e transformar processos de negócio.
Atores do processo –
Todas as pessoas ou setores envolvidos no desenvolvimento das tarefas que
compõem um processo.
O Grupo de Modernização Administrativa mantém um site com
todas as etapas do trabalho realizado e lançou o Guia de Mapeamento de Processos para quem deseja entender mais do assunto. Além disso, está
planejando uma terceira edição do curso de Mapeamento de Processos para o
primeiro semestre de 2018.
Texto: Assessoria de
Comunicação do Gabinete do Reitor
