A equipe de arquivistas da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais do Departamento de Arquivo Geral (DAG) da UFSM segue capacitando servidores da Instituição para cadastrar os documentos oficiais da Universidade no Portal Documentos.

Desde setembro de 2020 já foram capacitadas nove servidores, de secretarias de cursos de graduação, pós-graduação e direção do CAL, CCNE, CCSH, Ctism, Politécnico e campus de Cachoeira do Sul. Na quarta-feira (13), ocorreu capacitação envolvendo a secretária da UFSM-CS, Rosana Brettas da Silva, a arquivista do DAG Neiva Pavezi e o arquivista Vítor Hugo Karst Félix, responsável pelo Arquivo Setorial da UFSM-CS.

Para solicitar a capacitação e liberação da funcionalidade de cadastro de documentos digitais no Portal Documentos, basta entrar em contato com a equipe pelo email datas@ufsm.br, que serão enviadas as devidas orientações.

O Portal Documentos contém, além dos processos do PEN-SIE, uma área para acesso público aos documentos cadastrados, como portarias, resoluções, atas, regimentos, entre outros. Para acessar, basta entrar no link e acessar o menu “Documentos”, conforme a imagem abaixo.

O objetivo é que as unidades e subunidades produtoras sejam capacitadas e assumam essa operação. O processo de capacitação de todos os servidores envolvidos é lento, pois envolve a compreensão de conceitos básicos de produção, uso e valor legal da documentação ,bem como o domínio das tecnologias envolvidas e superação de paradigmas atuais na cultura organizacional. Não foi estabelecido um prazo para essa mudança, apesar de já haver algumas unidades cadastrando seus documentos.

A vantagem desse cadastro ser realizado na unidade de origem é que o documento estará disponível para consulta e poderá ser inserido em outros processos imediatamente após a sua produção, agilizando a formação de outros processos (que envolvem aluno, professor, banca, etc.), além da imediata disponibilização de acesso para os envolvidos com as portarias, que podem consultar diretamente pelo Portal.