Os Centros de Ensino: CCNE, CCR e CCSH estão iniciando a digitalização das Portarias e Atas do Conselho de Centro, com a inclusão dos representantes digitais (arquivos digitalizados) para consulta no Portal Documentos.

O objetivo é facilitar o acesso e proporcionar agilidade na recuperação das informações, bem como o seu intercâmbio. A digitalização dos documentos não substitui a guarda e preservação do documento original, porém é utilizada na gestão de acervos arquivísticos para contribuir com o amplo acesso e difusão dos documentos arquivísticos não digitais. A atividade também incrementa a preservação e segurança dos documentos originais, uma vez que diminui seu manuseio.

A digitalização e inclusão no SIE é realizada a partir de um Projeto de Digitalização proposto pela unidade, e coordenado pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG). As ações são realizadas em consonância com a política arquivística do Sistema de Arquivos da UFSM e legislação pertinente. O Colégio Técnico Industrial de Santa Maria (CTISM) também já disponibiliza suas Portarias e Atas do Conselho Diretor no Portal Documentos, no padrão arquivístico referenciado.

No nível de Pró-Reitorias, a PROGEP e a PROPLAN já possuem o serviço implementado com as Portarias e Resoluções, e a PRPGP está em fase inicial de implementação. As unidades interessadas em realizar a digitalização e inclusão de seus documentos no SIE devem abrir uma demanda na página de Serviços do DAG, na modalidade Assessoria Arquivística.

Todos os documentos digitalizados e incluídos no sistema estão disponíveis no Portal Documentos em: https://portal.ufsm.br/documentos.