A UFSM está dando um importante passo no que tange à manutenção de seus documentos digitais. O Conselho Universitário aprovou recentemente a Política de Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais. Com isso, a Instituição passará a garantir a preservação, a autenticidade e o acesso aos documentos em formato digital.
Sancionada pelo reitor em 1º de julho, a Resolução nº 12/2019 estabelece que a UFSM deverá implementar um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) capaz de receber, armazenar, preservar e prover o acesso aos documentos arquivísticos digitais produzidos pela Instituição considerados de guarda permanente – conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor histórico, probatório e informativo. Serão contemplados tanto os documentos nato digitais (produzidos originariamente em meio eletrônico) quanto os digitalizados (convertidos de um suporte físico, normalmente papel, para um código digital).
A arquivista do Departamento de Arquivo Geral (DAG) Débora Flores explica que a UFSM, como instituição pública federal, obedece aos prazos estabelecidos para os documentos públicos, definidos pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001 (atividades-meio), e pela Portaria MEC n° 92, de 23 de setembro de 2011 (atividades-fim). Esses instrumentos legais definem quanto tempo o documento deve ser mantido no sistema de produção (no caso dos documentos nato digitais), e se ele será eliminado ou preservado permanentemente. Por exemplo, são mantidos de forma definitiva as portarias, atas de reuniões, os diários de classe, históricos escolares, programas de disciplina, plantas-baixas e registros fotográficos, entre outros.
Quando considerados de guarda permanente, os documentos em suporte papel são armazenados no Arquivo Permanente da Instituição. Já os documentos digitais, que até agora não dispunham de um sistema que garantisse sua preservação, passarão a ser enviados do SIE para o Arquivo Permanente Digital da UFSM, o RDC-Arq, sob coordenação do DAG e coparticipação do Centro de Processamento de Dados (CPD).
Segundo o diretor do CPD, Gustavo Chiapinotto, já foram iniciados os testes e capacitações, aguardando-se apenas a compra de novos equipamentos para início de operação do repositório digital. A previsão é de que em torno de 90 dias tenha início o recolhimento (procedimentos necessários para a admissão dos documentos no Arquivo Permanente Digital).
Conforme a política recentemente aprovada, caberá à unidade/subunidade manifestar a intenção de recolher os documentos digitais sob sua custódia ao DAG, que irá analisar e coordenar os procedimentos. O acesso, tanto da comunidade acadêmica quanto da comunidade externa, ao acervo recolhido ao RDC-Arq poderá ser feito pelo Portal Documentos e pelo Fonte.
Na medida em que os formatos de arquivo ficam na iminência ou tornam-se obsoletos, o RDC-Arq realiza as conversões e migrações para novos formatos, seguindo a política definida para a Instituição, o que garante que o acesso aos documentos se mantenha ao longo do tempo. A preservação por meio do RDC-Arq admite diversos formatos de arquivo: documentos textuais, sonoros, iconográficos, multimídias, entre outros. Assim, toda a produção documental digital da UFSM, nos mais variados formatos, pode ser preservada nesta plataforma.
Documentação será predominantemente digital em alguns anos
A iniciativa da UFSM pela guarda de documentos digitais chega em boa hora. Hoje estima-se que o total de documentos nato digitais na UFSM seja de aproximadamente 230 mil, com produção anual de cerca de 60 mil novos documentos. Com a implementação do Processo Eletrônico Nacional (PEN-SIE), em andamento na Instituição, a tendência é de que 100% dos documentos que necessitam de trâmite e despacho na UFSM estejam em meio digital nos próximos meses.
Considerando que apenas parte dessa produção é de guarda permanente, a previsão é de que o Arquivo Permanente Digital da UFSM tenha um crescimento contínuo de 30% ao ano. Além disso, a migração de documentos em suporte papel para o formato digital está ocorrendo de maneira gradativa, com a gerência do DAG e cooperação do CPD.
“A aprovação da Política de Preservação Digital na UFSM é de grande importância para a Instituição, pois assegura a preservação e o acesso ao patrimônio digital de valor permanente produzido pela Universidade, observando a sua autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso”, avalia a diretora do DAG, arquivista Rita Ilha. Ela destaca o apoio recebido por parte da administração da UFSM no que se refere à transformação digital.
Confira vídeo de sensibilização sobre documentos digitais na UFSM:
Texto: Agência de Notícias
