Assim como são muitos os órgãos que compõem o corpo de um ser humano, são muitos os órgãos que constituem uma universidade. Assim como no corpo humano, existe uma hierarquia no valor das funções desempenhadas por cada um desses órgãos dentro de uma universidade.
Na Universidade Federal de Santa Maria, quem realiza algumas das funções desempenhadas pelo cérebro no corpo humano é o Departamento de Arquivo Geral, o DAG que está sob a direção da arquivista Dione Calil Gomes. O Departamento tem sob sua responsabilidade a reunião, seleção, arranjo, descrição, preservação e reprodução de documentos que integram a memória da UFSM e funciona nos andares térreo e subsolo do prédio da Reitoria, no campus.
A história do DAG iniciou no ano de 1988, quando um grupo de servidoras da UFSM, com graduação em Arquivologia, reuniu-se com o intuito de projetar a implantação, na instituição, de uma política de gestão de arquivos.
Uma ideia coletiva, o DAG nos primeiros anos de funcionamento
O projeto de implantação do sistema de arquivos da UFSM, realizado pelas arquivistas Ana Rita Perez Trindade, Denise Molon Castanho, Dione Calil Gomes, Jacinta M. Pivetta Vizzotto, Marcia T. Feron Antunes e Rosilaine Zoch Bello e coordenado pela professora Ana Regina Berwanger, foi aprovado no ano de 1990 pelo Conselho Universitário.
A aprovação possibilitou a transformação da Divisão de Serviços Auxiliares em Divisão de Arquivo Geral. Os primeiros documentos que foram organizados e descritos faziam parte da gestão do reitor fundador, professor José Mariano da Rocha Filho e do Fundo Documental do Projeto Rondon.
Transformações no mundo, transformações no DAG
Da implementação do projeto até os dias atuais, o DAG passou por diversas transformações. A principal delas foi a reestruturação ocorrida em 2006, que transformou a Divisão de Arquivo Geral em departamento, como órgão suplementar central, subordinado diretamente ao Gabinete do Reitor e vinculado à Pró-Reitoria de Administração.
A constante evolução tecnológica exige que os profissionais estejam sempre em contato com novos métodos e técnicas de gestão arquivística. O DAG possui uma equipe de dez arquivistas, sete assistentes administrativos, dois técnicos em microfilmagem, um contínuo, um auxiliar administrativo e quatro funcionários de empresas terceirizadas. Além disso, muitos bolsistas – alunos do curso de Arquivologia da UFSM – trabalham, no DAG e nos departamentos de ensino, auxiliando, principalmente, na implantação do grande projeto em que a equipe do DAG está envolvida hoje.
Informações integradas, consciência digital: os projetos desenvolvidos pelo DAG
Idealizado ainda nos anos 1990, quando da criação do DAG, era intenção da equipe que a política de gestão de arquivos fosse implementada também nos centros de ensino da Universidade. Porém, apenas hoje, com a nomeação de novos arquivistas, é que se tornou possível que o DAG expandisse suas ações no âmbito institucional.
Desde o início do segundo semestre de 2011, estão sendo implementados arquivos setoriais em diversas unidades da UFSM. Para Neiva Pavezi e Rosilaine Bello, arquivistas do DAG, esse trabalho deverá formar uma rede de informações que facilitará a preservação e o acesso à história da Universidade.
Dentre os desafios encontrados destacam-se o grande volume documental e o seu armazenamento inadequado e disperso pelos diferentes centros de ensino, que dificultam o acesso e a difusão das informações. Além disso, outra dificuldade sentida pela equipe do DAG diz respeito à constante evolução tecnológica que, invariavelmente, altera as formas de lidar com os documentos.
Para Neiva e Rosilaine, o grande problema a ser enfrentado nesse século pelos arquivistas é o gerenciamento arquivístico das informações produzidas em meio digital. “Precisamos mudar nossa postura em relação a esses documentos, promover estudos a fim de possibilitar a fidedignidade, autenticidade e segurança das informações digitais.” é o que diz Rosilaine.
O DAG da UFSM trabalha hoje com um software denominado ICA-ATOM para digitalizar os documentos de caráter permanente da Universidade. Esse software é uma ferramenta internacional de descrição e difusão de arquivos, projetado pelo Conselho Internacional de Arquivos. Os documentos digitalizados estarão disponíveis na web, consolidando o acesso pela comunidade em geral a essas informações.
Comunidade e memória
O Departamento oferece a todas as pessoas interessadas a possibilidade de pesquisa em seu acervo. Segundo Neiva, a procura é grande, ainda que documentos ligados a autuação de processos sejam os mais solicitados. “A maioria das pessoas associa o Departamento ao Protocolo, e à documentação burocrática.” O que a maioria das pessoas não sabe, porém, é que o DAG abriga a memória da Universidade que registra o desenvolvimento e a trajetória da UFSM ao longo de seus 50 anos.
Muitas das fotos e informações que ilustram as matérias dessa editoria são frutos das pesquisas realizadas no Departamento de Arquivo Geral. Para realizar o estudo é necessário o agendamento da pesquisa, por meio do preenchimento de um formulário.
A partir do preenchimento do formulário é possível acessar um universo de informações que dizem respeito a uma infinidade de temas relacionados a UFSM. Assim como no corpo humano é o cérebro quem guarda de maneira segura, íntegra e organizada as elementos de uma vida, na UFSM é o Departamento Arquivo Geral quem faz isso pelas informações da história da nossa instituição.
Repórter:
Fernanda Arispe – Acadêmica de Jornalismo.
Edição:
Lucas Missau.
