Este documento visa orientar os arquivistas responsáveis pela Assessoria Arquivística nas unidades da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) os procedimentos para o correto preenchimento das Listagens de Eliminação de Documentos (LEDs) no âmbito do Sistema de Arquivos da Universidade (SIARQ/UFSM) em conformidade com a Resolução nº 40, de 2014, alterada pela Resolução nº 44, de 2020, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e Resolução nº 052, de 2021, da UFSM.
O modelo da Listagem de Eliminação de Documentos está disponível para download em documento editável no site do DAG, em Eliminação de Documentos.
1 Cabeçalho
1.1 Quanto ao preenchimento do cabeçalho (parte superior esquerda):
ÓRGÃO/ENTIDADE: Identificação do órgão responsável pela eliminação, acompanhado da respectiva sigla, se houver.
Exemplo: UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA – UFSM (em letras maiúsculas, em negrito e sigla separada por um hífen).
UNIDADE/SETOR: Identificação da unidade responsável pela eliminação. Indicar o nome e a sigla da unidade/setor produtora e/ou acumuladora.
Exemplo: PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS – PROGEP / NÚCLEO DE CONCURSO DOCENTE – NCD (em letras maiúsculas, em negrito e sigla separada por um hífen).
1.2 Quanto ao preenchimento do cabeçalho (parte superior direita)
ÓRGÃO/SETOR: Sigla da UFSM e a sigla da unidade/setor.
Exemplo: UFSM/PROGEP/NCD (em letras maiúsculas, negrito e separadas por barra).
NÚMERO DA LISTAGEM: Os números das listagens serão atribuídos e controlados pela CPAD e possuirá numeração composta do número sequencial, com 02 (dois) dígitos e iniciando-se a numeração a cada ano, e do ano a que se refere o número da listagem, antecedido de barra.
Exemplo: Listagem n° 01/2021 (em negrito).
NÚMERO DA FOLHA DA LISTAGEM: A numeração das folhas será composta do número da folha (2 dígitos) e o n° total de folhas (2 dígitos) que compõem a LED, separados por barra e em negrito.
Exemplos: Folha 01/03
Folha 02/03
2 Colunas
2.1 Quanto ao preenchimento das colunas
CÓDIGO REFERENTE À CLASSIFICAÇÃO: Os códigos serão indicados de acordo com o Plano de Classificação (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da UFSM, disponível no Portal de Documentos da UFSM, que deverão estar dispostos de modo centralizado e em ordem crescente.
Exemplo: 023.192
125.23
DESCRITOR DO CÓDIGO: É o nome do descritor referente ao código utilizado no PCD e TTD. O descritor do código será redigido de forma completa e em modo centralizado.
Exemplo: Para 023.192, indicar: “Assistência à saúde (inclusive planos de saúde)”.
Para 125.22, indicar: “Inscrição em disciplinas. Matrícula semestral em disciplina”.
DATAS-LIMITE: Indicação das “datas-baliza” para cada código de classificação, do ano mais antigo ao ano mais recente, indicando o início e o término do período que abrange os documentos, separados por hífen ou barra, conforme os exemplos a seguir:
Exemplos:
1990 – 1999: refere-se a documentos dos anos de 1990 até 1999 (“corrido”, sem “pular” nenhum ano), usa-se o hífen (-), que representa o “a” (1990 a 1999).
1990 / 1999: refere-se a documentos dos anos de 1990 e de 1999 (“pulado”, com ausências dos anos entre os indicados), usa-se a barra (/), que representa o “e” (1990 e 1999).
1990 – 1999 / 2001: refere-se aos anos “corridos” de 1990 até 1999 e, após, ao ano de 2001.
2015: refere-se apenas a documentos do ano de 2015.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO – QUANTIFICAÇÃO: Indicação da quantidade de unidades, processos, maços ou caixas-arquivo para cada código de classificação a ser eliminado.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO – ESPECIFICAÇÃO: Indicação da unidade de arquivamento utilizada no acondicionamento dos documentos a serem eliminados, conforme os exemplos a seguir:
Exemplos:
Unidade: Quando o(s) documento(s) possuir(em) até 10 (dez) folhas.
Maço: Quando a documentação ultrapassar 10 (dez) folhas, e sua quantidade não preencher a totalidade de uma caixa-arquivo.
Processo: Sempre que forem processos administrativos, independente do número de folhas.
Caixa: Quando todos os documentos do conjunto estiverem acondicionados em caixa(s) arquivo, ocupadas na sua totalidade.
2.2 Quanto ao preenchimento das Observações/Justificativas
No campo “Observações/Justificativas” deverá conter o nome dos tipos documentais tal qual o Plano de Classificação de Documentos (PCD) da UFSM, disponível no Portal Documentos da UFSM. Além de informações para contextualizar os motivos da eliminação, como: “Contas aprovadas pelo TCU”, “Não envolvem pagamentos”, “Não se referem a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes”, e outras notas explicativas dos descritores presentes da TTD.
Quando o tipo documental a ser preenchido na coluna “Observações e/ou Justificativas” não estiver cadastrado no PCD, o responsável pela seleção e preenchimento da LED deverá abrir uma solicitação por meio de formulário específico no sítio do Departamento de Arquivo Geral, na aba ‘Serviços’, ou encaminhar um e-mail para datas@ufsm.br.
Os casos que exigem explicações mais pormenorizadas serão avaliados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.
3 Mensuração do acervo e datas-limite
MENSURAÇÃO TOTAL DO ACERVO: Indicar em metros lineares a totalidade da documentação que será eliminada. Este campo aparecerá apenas na última página da Listagem de Eliminação de Documentos (LED). Ver ROTEIRO PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS.
DATAS-LIMITE GERAIS: Indicar a data mais antiga e a mais recente referente à totalidade da documentação da Listagem, separados por hífen, independente do intervalo de período. Este campo aparecerá apenas na última página da LED.
PARA DOCUMENTOS DIGITAIS: (volume/quantificação): indicar o volume total, medido em múltiplo de bytes, dos documentos a serem eliminados.
4 Quadro de aprovação de contas pelo Tribunal de Contas da União – TCU
Quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União (TCU), deve-se utilizar o modelo de LED onde consta o quadro consolidado para preenchimento conforme Figura 4.
O referido modelo está disponível para download em documento editável no site do DAG, em Eliminação de Documentos, bem como a relação atualizada anualmente das aprovações das contas da UFSM.
A indicação dos exercícios deve constar nas observações e apenas relacionadas com os códigos específicos utilizados na LED.
5 Quanto ao preenchimento do rodapé
No quadro de assinaturas deverá conter local, nome, cargo e assinatura do arquivista responsável pela seleção dos documentos a serem eliminados, do Presidente da CPAD ou de seu substituto legal, da autoridade responsável pela unidade acumuladora dos documentos a serem eliminados (chefe, coordenador, diretor) e do Reitor da UFSM, atendendo ao que dispõe o Decreto N. 10.148/2019.
A assinatura será realizada através do sistema PEN-SIE, por meio da abertura de um Processo de Eliminação de Documentos, seguindo a Instrução Normativa DAG/UFSM n. 001, de 27 de setembro de 2021, que estabelece as orientações sobre o processo de eliminação de documentos arquivísticos no âmbito do Sistema de Arquivos da UFSM.
Dúvidas quanto à utilização do sistema acesse: Apoio ao usuário – PEN (ufsm.br).
Mais informações sobre o processo de eliminação através da página Eliminação de Documentos – DAG (ufsm.br) e no e-mail cpad@ufsm.br.